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PLANIFICATION DE LA RELÈVE ET DU TRANSFERT DES CONNAISSANCES

7 octobre 2016

SAVIEZ VOUS QUE…

transfert-des-connaissancesen 2020, un tiers des personnes en emploi en 2005 auront définitivement quitté le marché du travail ?

vous pourriez faire des gains de qualité, de productivité et de performance ?

vous pourriez réduire le taux de roulement et améliorer la satisfaction des employés?

sans ce processus, les plus jeunes ou les nouveaux travailleurs en poste devront improviser, réapprendre et se réapproprier les comportements et les connaissances inhérentes à leur environnement ?

Brio-Puce

Il est clair que pour la plupart des employeurs, la planification de la relève ou du transfert des connaissances n’est pas un sujet priorisé comparativement à l’ensemble des défis qu’ils doivent relever au sein de leur organisation. Cette réalité se vit principalement auprès des entreprises de très petite taille.

Il n’en demeure pas moins que cette réalité peut être très coûteuse pour les organisations. Imaginez, du jour au lendemain vous perdez un employé clé !

Brio-PuceComment serez-vous en mesure de gérer cette situation si vous ne l’avez jamais prévue ?

Brio-PuceComment réagiront vos clients, les membres de votre équipe en sachant qu’il manque un maillon important à la roue ?

Brio-PuceQuels en seront les impacts sur votre production, sur la qualité, sur vos délais de livraison et sur le rendement de votre organisation ?

Le transfert des connaissances permet de bien gérer le changement sans fragiliser l’organisation. Mettre en place ce mode de pensée demande une certaine structure, mais nous devons toujours garder en tête que l’objectif est de protéger l’organisation ainsi que ses employés.

Les avantages et les gains

Brio-PuceMaintient la constance dans la qualité des services et des produits

Brio-PuceAméliore la satisfaction des employés

Brio-PuceÉvite les pertes de savoir

Brio-PucePermet une meilleure utilisation de l’expertise des employés

Brio-PuceFavorise le développement des compétences

Brio-PuceAssure la pérennité de l’organisation

Pour y arriver, il est important de mettre en place des canaux de communication efficaces. Outre cela, une bonne structure appuyée par la mise sur pied d’un guide ou de procédures claires demeurent néanmoins une approche à adopter. À cet effet :

Brio-PuceY a-t-il un guide de procédures ?

Brio-PuceLa vision et la mission sont-elles partagées ?

Brio-PuceLa direction encourage-t-elle les employés à documenter leurs connaissances ?

Brio-PuceL’entreprise a-t-elle un système de base de données ?

Brio-PuceLes employés ont-ils l’opportunité de partager leurs expériences auprès des membres de l’équipe ?

Une entreprise structurée est souvent prête à relever différents défis qui ne réussiront pas à l’ébranler, mais plutôt à la stimuler ! Par ailleurs, observez les entreprises qui ont du succès à long terme et vous remarquerez que la « culture d’entreprise » est mobilisatrice pour tous les employés !

La relève

Contrairement à ce que l’on pense, la planification de la relève ne s’adresse pas seulement aux personnes occupant les postes de haute direction. L’objectif est de miser sur le perfectionnement des employés et de combler les postes clés lorsqu’ils deviennent vacants.

Une planification efficace de la relève assure la stabilité et la viabilité de l’organisation et demande de faire preuve d’un grand leadership. En plus de ces éléments cela :

Brio-Pucefavorise et rehausse le niveau d’engagement des employés

Brio-Pucepermet à l’organisation d’avoir accès à des candidats qualifiés lors d’un départ

Brio-Pucepermet aux gestionnaires de mieux apprécier les capacités et les compétences, l’expérience, la diversité, les aptitudes linguistiques et les intérêts en matière d’apprentissage de leurs employés

Brio-Puceévite la perte de la mémoire institutionnelle lorsque les employés quittent l’organisation

Brio-Pucepermet de réaliser des économies de coûts

Évidemment une analyse organisationnelle doit être effectuée afin de définir clairement le processus de gestion de la relève. Pour y arriver, quelques éléments doivent être pris en considération, d’où l’importance d’en discuter préalablement avec vos employés et d’évaluer certains aspects au niveau des compétences, des intérêts et du plan de carrière.

Voici les grandes étapes :

Brio-PuceIdentifier les postes clés

  • Quels postes, s’ils étaient vacants, rendraient très difficile la réalisation des objectifs opérationnels?

Brio-PuceIdentifier les capacités relatives aux secteurs et aux postes clés

  • Avez-vous communiqué aux employés l’information concernant les postes clés ainsi que les compétences nécessaires pour occuper ces postes de sorte qu’ils puissent en tenir compte lors de l’élaboration de leur plan d’apprentissage?

Brio-PuceIdentifier les employés intéressés et les évaluer en regard des capacités nécessaires

  • Avez-vous parlé à chacun de vos employés pour connaître leur plan de carrière et leurs intérêts afin de repérer ceux qui aimeraient occuper un jour des postes de commande ou jouer des rôles différents?

Brio-PuceÉlaborer et mettre en œuvre des plans de relève et de transfert des connaissances

  • Votre organisation a-t-elle décrit les expériences de perfectionnement dont elle a besoin pour combler ses postes clés?

Brio-PuceÉvaluer l’efficacité

  • Les nouveaux titulaires qui occupent temporairement ou de façon permanente de nouvelles fonctions remplissent-ils bien leur rôle?

Peu importe la taille de votre organisation, le transfert de la connaissance et la planification de la relève demeurent des éléments essentiels sur lesquels vous devez vous pencher afin d’assurer la pérennité de votre organisation.

FAITES UNE DIFFÉRENCE AVEC NOUS !

L’équipe de BrioRH et du CRESS PAE

Brio-Puce

Sources :

CAMAQ : http://camaq.org/_fichiers/171_588.pdf

http://hrcouncil.ca/info-rh/planification-releve.cfm

https://www.tbs-sct.gc.ca/gui/sp-fra.asp

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