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L’art de gérer son temps!

5 août 2014

Saviez vous que…                                

– Près d’une personne sur cinq se dit exposée à un niveau élevé de stress lié à la pression du temps;

12 % des travailleurs considèrent que le manque de temps est la source principale de leur stress quotidien.

– Les Québécois travaillent en moyenne 31,7h par semaine, par rapport à 33,9h il y a 30 ans mais ces données sont faussées car elles ne tiennent pas compte qu’aujourd’hui…

  • dans la majorité des ménages, les deux conjoints sont actifs sur le marché du travail ce qui fait passer le total d’heures travaillées à 63,4h par semaine par foyer.
  • de plus en plus de travailleurs restent branchés en tout temps à leur téléphone intelligent.

horloge

Après avoir profité des vacances et s’être offert du temps de qualité, 22% des québécois se disent déprimés de reprendre le travail avec l’idée que les moments de plaisir et de repos sont derrière eux. Pourtant, il est possible de reprendre le rythme professionnel tout en se gardant du temps personnel! Comment? En organisant son temps et ses priorités de manière efficace!

Savoir hiérarchiser ses tâches est une technique qui s’apprend et qui permet de focaliser sur les éléments importants. Quelques simples changements d’habitudes suffisent pour vous faire gagner un temps précieux, au travail comme à la maison !

 Faites des listes et hiérarchisez vos tâches

Pour débuter, il faut établir une liste hebdomadaire, voir quotidienne, des tâches à réaliser en privilégiant celles qui sont urgentes et faciles à résoudre. Lorsqu’une de ces tâches a été complétée, plutôt que de l’effacer, il est suggéré de la rayer car il est toujours gratifiant de voir le travail effectué.

Dans votre boîte courriels, créez des sous-dossiers : en attente, à traiter, traités, urgents, moyen terme, long terme… Attribuez-leur des couleurs et des indicateurs de suivis, selon leur état, afin d’éviter d’oublier de traiter une tâche ou une question.

Pour faire un bilan visuel détaillé de votre emploi du temps, utilisez des codes de couleurs variées pour distinguer chacune des tâches, les plus urgentes et celles qui peuvent attendre. Chaque jour, le simple fait de visualiser l’horaire de la journée du lendemain et de noter 3 à 5 priorités libèrera votre mémoire et fera travailler votre subconscient pendant la nuit.

 Utilisez les technologies

Ne négligez pas l’utilité des outils technologiques et des logiciels de gestion du temps tels que les agendas Outlook (Microsoft), Lotus Notes (IBM), Google Agenda (Google), ou GroupWise (Novell). Ils sont de précieux aide-mémoires et possèdent des fonctionnalités très utiles dont les rappels automatiques, etc.

De nos jours, avec les agendas partagés, il est aussi très facile de synchroniser ses rendez-vous, d’envoyer des invitations à ses correspondants et cela, directement depuis son téléphone mobile. Ainsi, plus de risques d’erreurs de dates mal notées.

 Acceptez de perdre du temps pour en gagner

Une récente étude a révélé qu’en consacrant 8 minutes par jour à planifier, nous pouvions gagner une heure dans la journée. Pourtant, nous avons tendance à faire exactement l’inverse, saisi par une panique qui nous paralyse pour accomplir nos priorités du jour.

Autre conseil : après un échange ou une rencontre, il est bien de noter les points essentiels discutés immédiatement après l’entretien. Nous remettons souvent cette tâche à plus tard et elle fini par tomber dans l’oubli. Pourtant, dans le futur, ces informations nous ferons gagner beaucoup de temps et d’énergie.

 Écoutez-vous

Il y a des jours où on se sent d’attaque pour faire de nombreux appels alors que d’autres fois, on a plus le cœur aux tâches administratives. Sentez le bon moment pour chaque chose et alterner entre celles qui vous intéressent et celles qui vous déplaisent. Évitez cependant la procrastination.

Soyez également à l’écoute de votre rythme biologique. Par exemples, si vous êtes plus efficace le soir, complétez à ce moment les tâches qui vous sont le plus ardu. Si vous réfléchissez mieux le matin, réserver alors ces plages horaire pour des tâches nécessitant la réflexion ou la créativité.

N’oubliez pas non plus que personne n’est irremplaçable alors si vous sentez qu’il vous est impossible de rendre un service, mieux vaut être honnête et le signaler.

 Sachez déléguer

Soyez conscient et ouvert à l’idée que des tâches moins importantes ou qui cadrent moins dans vos compétences peuvent être sous-traitées. Il n’y a pas de mal à faire  participer collègues, stagiaires, amis ou famille pour vous décharger de certaines obligations. Comment savoir si une tâche est de votre ressort : demandez-vous en quoi elle correspond à vos objectifs et vos aptitudes.

 Soyez clair et concis

Une bonne communication contribue à une meilleure gestion du temps. Si vos ordres, consignes et recommandations sont clairs et compréhensibles, vous gagnerez en efficacité.

Si vous organisez une réunion, assurez-vous que l’ordre du jour soit clair et qu’il ait été partagé et consulté par tout le monde avant que la rencontre ne démarre. Respectez l’heure de début et de fin de la rencontre est aussi bénéfique qu’apprécié.

Autre astuce: Fixez une durée pour accomplir chaque tâche. Lors d’un rendez-vous ou d’un appel, prévenez votre interlocuteur du temps dont vous disposez pour cette discussion.

 Identifier les distractions

Savoir gérer son temps, c’est aussi maîtriser les éléments qui vous déconcentrent et vous font perdre du temps. Il a été étudié que chaque interruption fait perdre en moyenne 5 minutes. Cela signifie que si vous êtes interrompus 4 fois sur une période d’une heure, votre travail productif ne sera que de 40 minutes, donc 33% de votre temps aura été perdu pour cet objectif.

Il peut aussi être fort profitable de fixer une période où vous coupez la sonnerie de votre téléphone, fermez la porte de votre bureau et éteignez la musique. Si vous recevez beaucoup de courriels, pensez même à interrompre ce flux pendant 1 heure ou 2. Votre esprit sera alors 100% disponible pour réaliser les tâches.

 Établissez des objectifs réalistes

Une bonne gestion du temps doit être réaliste. Ne planifiez pas de compléter une multitude de tâches en un temps record. Dans la mesure du possible, il est plutôt bénéfique de traiter un sujet à la fois pour aller jusqu’au bout de celui-ci. Cela permet d’éviter le sentiment de culpabilité lorsqu’une chose n’a pas été menée à terme et à l’inverse, finaliser une tâche procure une satisfaction. Toutefois, afin de tendre vers un équilibre, tâchez de varier les objectifs, et évitez de tout miser sur un seul.

 Offrez-vous du repos

Prévoyez des moments de détente dans votre agenda et prenez-les sans culpabiliser. Votre efficacité et votre concentration sont étroitement liées à votre niveau de stress et de fatigue. Prendre du recul permet de bien évaluer ce qui a été fait et ce qui reste à faire.

En terminant, « bloquer » son agenda exige au départ une certaine discipline mais rapidement, cette méthode devient une habitude. En fait, il faut se souvenir qu’une bonne gestion de votre temps repose essentiellement sur votre capacité  à faire des choix et à fixer des limites, en accord avec vos valeurs et dans le respect de vos priorités. Maintenant allez-y, une tâche à la fois !

 

Sources:

Coinçé par le manque de temps, Journal Les affaires, mars 2011.
Sondage CROP-CRHA, Vacances estivales des québécois, juin 2014.
La pression liée au manque de temps au Québec, Statistique Canada, Février 2009.
Étude: Les sources de stress des travailleurs, Statistique Canada, 2010.

 

 

 

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